Cuando te desplazas a otra localidad para impartir una conferencia como ponente y quieres justificar los gastos de avión, hotel y otros, es fundamental que lo hagas de forma ordenada y conforme a la normativa fiscal vigente, para que puedan ser deducibles en el IRPF o en el Impuesto sobre Sociedades, según tu situación (autónomo o sociedad).

Los tickets no nominativos, normalmente hacienda no los acepta, salvo que se justifiquen tambien con el pago con tarjeta.

Si haces el viaje acompañado, (es normal que nos acompañe la pareja), pues como hacienda vea gastos de varias personas, habitación doble, 2 menús, etc. pensará que es un viaje particular y no podrás deducirlo.

✅ Justificación de gastos deducibles asistencia a conferencias / congresos / cursos ya sea como ponente o asistente.

1. Gastos de avión

• Factura nominativa (a tu nombre o el de tu empresa) emitida por la aerolínea o agencia de viajes.

• Debe incluir: nombre completo, concepto detallado (trayecto, fecha, destino), importe con desglose de IVA si lo lleva.

• Si has comprado el billete online, asegúrate de tener la factura, no solo el email de confirmación.

2. Gastos de hotel

• Factura con tu NIF/NIE y nombre completo o el de tu empresa.

• Debe indicar el concepto del alojamiento (no se admiten justificantes genéricos).

• El gasto en restauración dentro del hotel debe ir separado si quieres justificarlo como manutención.

• Importante: Solo se deduce el alojamiento del ponente, no de acompañantes.

3. Gastos varios (manutención, transporte local, taxis, etc.)

• Manutención: solo deducible si eres autónomo en estimación directa y cumples con los requisitos:

  • Pagado por medios electrónicos (tarjeta, bizum, etc.).

  • Dentro del límite diario (máximo 26,67 €/día en España o 48,08 €/día en el extranjero sin pernocta; con pernocta, hasta 53,34 €/día en España y 91,35 €/día en el extranjero).

  • En establecimientos de restauración (cafeterías, bares, restaurantes).

  • Guarda el tique o la factura simplificada, pero es mejor solicitar factura nominativa.

• Transporte local y taxis:

  • Factura o tique donde conste el trayecto (si es posible).

  • Justificación de que el desplazamiento está vinculado a la actividad (ej.: del hotel al lugar de la conferencia).
    

  • Que aparezca tu nombre.

4. Relación con la actividad

• Puedes adjuntar al expediente:

  • Programa o cartel del evento.

  • Email de invitación.

  • Contrato o acuerdo con la entidad organizadora.

  • Justificante de que participaste (certificado, foto, email de agradecimiento…).

5. Forma de pago

• Siempre mejor que los pagos se hagan con medios trazables: tarjeta bancaria, transferencia, bizum profesional, etc.

📌 Consejo Práctico 

Crea una carpeta por cada evento donde archives:

• Facturas, tiques y justificantes de pago.

• Emails o documentación que demuestren la relación con tu actividad.

• Si eres autónomo, registra estos gastos en tu libro de gastos deducibles una HOJA RESUMEN CON TODOS LOS GASTOS.