Introducción

Cuando empezamos un nuevo negocio siempre nos asaltan dudas de que gastos podré deducirme realmente con mi actividad sin tener luego ningún problema con hacienda.

En primer lugar comentar que únicamente hacemos referencia a deducibilidad de gastos no teniendo en cuenta el IVA ni la deducibilidad del IVA en este artículo.

En principio la respuesta es sencilla; todos los gastos necesarios para realizar tu actividad justificados con FACTURA. (TICKETS NO VALEN PARA JUSTIFICAR)

Ahora bien, muchas veces trasladamos gastos personales (que antes de la actividad ya teníamos) dentro del saco de gastos que pretendemos deducir. Mi consejo profesional es que debemos ser cuidadosos pues hacienda quiere ver que realmente estamos aplicando los gastos normales de tu actividad. Es decir si tienes tu oficina en casa, no visitas a clientes, no pretendas deducirte la gasolina del coche.

Del mismo modo hacienda quiere que SEPARES tu actividad personal de la profesional y puede pretender que tengas 2 móviles, uno para el trabajo y otro privado, no verá bien que te deduzcas el fijo de tu casa al 100% pues también recibes llamadas privadas Etc.

En conclusión, nosotros tenemos la carga de la prueba y deberemos poder demostrar ante una inspección el motivo por el que consideramos que un gasto es deducible y su “necesidad” para que nuestro negocio funcione.

Un gasto para un profesional puede no ser deducible ya que no podemos demostrar dicha necesidad y para otro sí. Por ejemplo, si soy crítico de cine las entradas del cine serán deducibles pero si no me dedico a ello será muy difícil convencer a cualquiera de que es un gasto necesario para mi actividad.

Preguntas frecuentes:

¿Me puedo deducir la gasolina?

Tal y como he comentado deberemos TENER UN VEHICULO AFECTO AL 100% y poder demostrar la necesidad de este gasto, por tanto, te recomiendo que tengas una libreta donde anotes los kilómetros realizados, las visitas a que clientes, motivo desplazamiento, etc. Etc. Cuantos más datos tengamos mejor podremos defender nuestra postura en caso de requerirlo. Así mismo recojas pruebas documentales de la realidad del desplazamiento, fotos, tarjetas de visita del cliente, tiquets de gastos de restaurante, etc.

Además, deberemos afectar nuestro vehículo a la actividad al 100% incluyéndolo en la contabilidad.

Si hacemos esto podremos deducir todos los gastos de gasolina directamente afectos a la actividad con justificación documental. El tema de los vehículos está muy regulado y existen numerosas sentencias y consultas vinculantes al respecto por lo que debe ser estudiado cada caso convenientemente. Por defecto NO PUEDES, tienes un correo donde explicamos bien el caso.

¿Me puedo deducir los gastos de restaurantes, cafetería, parking? 

Deben estar justificados con factura con todos los requisitos legales. Con tickets no vale.

Puedes adaptarte una plantilla de documento donde justificas la necesidad del gasto.

Ahora si hacienda ve que te pretendes deducir la comida del restaurante junto a tu despacho de todos los días creo que no podrás argumentar su necesidad, si pretendes deducir comidas de fin de semana será difícil defender, si pretendes deducir una comida y gastos en un parque de ocio será difícil justificar.

Que dice hacienda:

Gastos fiscalmente deducibles

Los requisitos y condiciones que con carácter general deben cumplir los gastos para tener la consideración fiscal de deducibles son los siguientes:

- Que estén vinculados a la actividad económica desarrollada. Es decir, que sean propios de la actividad.

- Que se encuentren convenientemente justificados. Es decir que tenga la factura que los justifica (Véase el artículo 106.4 de la Ley General Tributaria)

- Que se hallen registrados en la contabilidad o en los libros-registro que con carácter obli­gatorio deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas.

EJEMPLOS DE GASTOS DEDUCIBLES:

Consumos de explotación

Se consideran incluidas en este concepto, entre otras, las adquisiciones de: mercaderías, mate­rias primas y auxiliares, combustibles, elementos y conjuntos incorporables, envases, embala­jes, material de oficina, etc., consumidos en el ejercicio.

En el precio de adquisición deben incluirse los gastos adicionales, tales como los de trans­portes, seguro, carga y descarga y otros atribuibles directamente a la adquisición.

El término “consumidos” hace referencia a que únicamente deben computarse como gasto los bienes aplicados a la actividad durante el ejercicio. Dicha magnitud vendrá dada por el resul­tado de sumar a las existencias iniciales de tales bienes, las adquisiciones realizadas durante el ejercicio, y de minorar dicha suma en el valor de las existencias finales del período.

Sueldos y salarios

Se comprenderán en esta rúbrica las cantidades devengadas por terceros en virtud de una relación laboral. Entre las mismas, se incluyen los sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones para gastos de viajes, retribuciones en especie (incluido el ingreso a cuenta que corresponda realizar por las mismas, siempre que no se haya repercutido a los perceptores), así como los premios o indemnizaciones satisfechos (aunque resulten exentos del IRPF para el perceptor).

l Especialidades en el IRPF de las prestaciones de trabajo entre miembros de la misma unidad familiar (Art. 30.2.2ª Ley IRPF)

Tienen la consideración de gasto deducible las retribuciones satisfechas a otros miembros de la unidad familiar del titular, siempre que se cumplan todos los requisitos siguientes:

- Que el cónyuge o los hijos menores trabajen habitualmente y con continuidad en las activi­dades empresariales o profesionales desarrolladas por el titular de las mismas.

- Que el cónyuge o el hijo menor del titular de la actividad convivan con este último.

- Que exista el oportuno contrato laboral, de cualquiera de las modalidades establecidas en el Estatuto de los Trabajadores y demás disposiciones de desarrollo.

- Que exista afiliación del cónyuge o hijo menor al régimen correspondiente de la Seguridad Social.

- Que las retribuciones estipuladas con cada uno de ellos no sean superiores a las de mercado correspondientes a su cualificación profesional y trabajo realizado. Si fueran superiores, el exceso sobre el valor de mercado no será gasto deducible para el pagador.

Las retribuciones estipuladas tienen la consideración de rendimientos del trabajo para sus perceptores a todos los efectos tributarios.

Seguridad Social a cargo de la empresa (incluidas las cotizaciones del titular)

Dentro de esta partida se incluye la Seguridad Social a cargo de la empresa, así como las coti­zaciones satisfechas por el titular de la actividad económica.

Otros gastos de personal

Dentro de esta rúbrica pueden incluirse los gastos de formación del personal, tanto de carácter habitual como esporádico, las indemnizaciones satisfechas por rescisión de relaciones labo­rales), los seguros de accidente del personal y cualquier otro relacionado con el personal al servicio de la actividad que no pueda ser considerado como pura liberalidad.

Los gastos que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa (obsequios, cestas de Navidad, etc.) no se consideran como puras liberalidades, por lo que pueden constituir gastos deducibles.

A título de ejemplo, se recogerán también en esta rúbrica, entre otros, los siguientes:

l Contribuciones a planes de pensiones o a planes de previsión social empresarial

Arrendamientos y cánones

Se entienden incluidos en esta rúbrica los gastos originados en concepto de alquileres, cáno­nes, asistencia técnica, etc., por la cesión al contribuyente de bienes o derechos que se hallen afectos a la actividad, cuando no se adquiera la titularidad de los mismos. Artículo 11.3 del texto refundido de la Ley del Impuesto sobre Sociedades.

l Contratos de arrendamiento financiero "leasing"

Los contratos de arrendamiento financiero con una duración mínima de 2 años cuando ten­gan por objeto bienes muebles y de 10 años cuando tengan por objeto bienes inmuebles que se hayan celebrado a partir del 1 de enero de 1996, tienen el siguiente régimen fiscal:

a) La totalidad de la parte de las cuotas correspondiente a la carga financiera satisfecha a la entidad arrendadora tiene la consideración de gasto fiscalmente deducible.

b) La parte de las cuotas de arrendamiento financiero satisfechas a la entidad arrendadora que corresponda a la recuperación del coste del bien tiene la consideración de gasto deducible con las dos limitaciones siguientes:

1ª La cantidad deducible no podrá ser superior al resultado de aplicar al coste del bien el doble del coeficiente de amortización lineal máximo según las tablas de amortización oficialmente aprobadas.

(16) Véase la disposición adicional primera del texto refundido de la Ley de Regulación de los Planes y Fondos de Pensiones en la redacción dada por la Ley 27/2011, de 1 de agosto (BOE del 2).193

En el caso de contribuyentes (empresarios o profesionales) que tengan la consideración fiscal de empresa de reducida dimensión  el coeficiente de amortización lineal según tablas se multiplicará por tres a estos efectos.

Reparaciones y conservación

Se consideran gastos de conservación y reparación del activo material afecto:

- Los efectuados regularmente con la finalidad de mantener el uso normal de los bienes ma­teriales.

- Los de sustitución de elementos no susceptibles de amortización y cuya inutilización sea consecuencia del funcionamiento o uso normal de los bienes en que estén integrados.

- Los de adaptación o readaptación de elementos materiales del inmovilizado, cuando no supongan incremento de su valor o capacidad productiva.

No se considerarán gastos de conservación o reparación, los que supongan ampliación o me­jora del activo material y sean, por tanto, amortizables.

Servicios de profesionales independientes

Se incluye dentro de este concepto el importe que se satisface a los profesionales por los servi­cios prestados a la actividad económica. Comprende los honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios, etc., así como las comisiones de agentes mediadores independientes.

Otros servicios exteriores               

Se incluyen dentro de este concepto aquellos servicios de naturaleza diversa adquiridos para la actividad económica que no formen parte del precio de adquisición del inmovilizado.

Dentro de dichos servicios pueden señalarse, entre otros, los siguientes:

- Gastos en investigación y desarrollo.

- Transportes.

- Primas de seguros, excepto las que se refieren al personal de la empresa.

- Servicios bancarios y similares.

- Publicidad, propaganda y relaciones públicas.

- Otros servicios tales como gastos de oficina no incluidos en otras rúbricas.

Asimismo, debe incluirse dentro de este concepto el importe de los gastos correspondientes a electricidad y cualquier otro abastecimiento que no tuviere la cualidad de almacenable.

Tributos fiscalmente deducibles

Dentro de este concepto se comprenden los tributos y recargos no estatales, las exacciones parafiscales, tasas, recargos y contribuciones especiales estatales no repercutibles legalmente, siempre que incidan sobre los rendimientos computados, no tengan carácter sancionador y correspondan al mismo ejercicio que los ingresos. Son ejemplos de tributos no estatales el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) y el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) correspondientes a la actividad económica desarrollada.

No tienen la consideración de gastos deducibles las sanciones, el recargo de apremio y el re­cargo por presentación fuera de plazo de declaraciones-liquidaciones tributarias.

Gastos financieros

Se incluyen todos los gastos derivados de la utilización de recursos financieros ajenos, para la financiación de las actividades de la empresa o de sus elementos de activo. Entre otros, tienen tal consideración los siguientes:

- Gastos de descuento de efectos y de financiación de los créditos de funcionamiento de la empresa.

- Recargos por aplazamiento de pago de deudas correspondientes a la actividad.

- Intereses de demora correspondientes a aplazamientos y fraccionamientos de deudas tributarias, así como los derivados de liquidaciones administrativas, siempre que estén direc­tamente relacionados con la actividad y correspondan al ejercicio.

Por el contrario, no tienen la consideración de gastos financieros deducibles:

- Los que supongan un mayor coste de adquisición de elementos patrimoniales.

- Los que se deriven de la utilización de capitales propios.

Limitación a la deducibilidad de los gastos financieros netos que superen 1 millón de euros

Pérdidas por deterioro del valor de los elementos patrimoniales

De conformidad con lo establecido en el artículo 12 del texto refundido de la Ley del Impuesto sobre Sociedades constituyen gasto deducible en el método de estimación directa las siguien­tes pérdidas por deterioro:

l Pérdidas por deterioro de los créditos derivados de las posibles insolvencias de los deudores

l Pérdidas por deterioro del inmovilizado intangible

Otros gastos fiscalmente deducibles (excepto provisiones)

Además de los comentados, también podrán deducirse dentro de este concepto los demás gas­tos que, teniendo el carácter de fiscalmente deducibles, no figuren expresamente recogidos en las anteriores rúbricas. A título de ejemplo, pueden citarse, entre otros, los siguientes, siempre que exista una adecuada correlación con los ingresos de la actividad.

a) Adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales y adquisición de instrumentos no amortizables, siempre que tengan relación directa con la actividad.

b) Gastos de asistencia a cursos, conferencias, congresos, etc., relacionados con la actividad.

c) Cuotas satisfechas por el empresario o profesional a corporaciones, cámaras y asociaciones empresariales legalmente constituidas.

d) Primas de seguro de enfermedad satisfechas por el contribuyente en la parte correspondien­te a su propia cobertura y a la de su cónyuge e hijos menores de veinticinco años que convivan con él. El límite máximo de deducción será de 500 euros por cada una de las personas señala­das anteriormente (Art. 30.2.5ª Ley IRPF).

Provisiones fiscalmente deducibles

a) Modalidad normal

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, serán deducibles por este concepto los siguientes gastos:

a) Los correspondientes a actuaciones medioambientales

b) Los gastos inherentes a los riesgos derivados de las garantías de reparación y revisión

Esta misma regla se aplicará a las dotaciones para la cobertura de gastos accesorios por devo­luciones de ventas.

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b) Modalidad simplificada (Art. 30.2ª Reglamento IRPF)

El conjunto de las provisiones deducibles y los gastos de difícil justificación se cuantifi­carán exclusivamente aplicando, con carácter general, el porcentaje del 5 por 100 sobre el rendimiento neto positivo, excluido este concepto.

n Importante: la reducción por el ejercicio de determinadas actividades económicas contemplada en el artículo 32.2 de la Ley del IRPF y 26 del Reglamento del citado im­puesto, que más adelante se comenta, es incompatible con la aplicación del porcentaje del 5 por 100 en concepto de provisiones deducibles y gastos de difícil justificación. En consecuencia, cuando el contribuyente opte por aplicar la citada reducción no resultará aplicable el porcentaje del 5 por 100.

Amortizaciones: dotaciones del ejercicio fiscalmente deducibles

Las amortizaciones constituyen una de las partidas de gasto deducible en la determinación del resultado contable. Se incluye dentro de este concepto el importe del deterioro de los bie­nes y derechos del inmovilizado material e intangible afecto a la actividad, siempre que el mis­mo responda a la depreciación efectiva que sufran los distintos elementos por funcionamiento, uso, disfrute u obsolescencia. La deducibilidad fiscal de las amortizaciones, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades y en el artículo 1 de su Reglamento, está condicionada al cumplimiento de una serie de requisitos y reglas generales.

GASTOS DE TRABAJAR EN CASA.

La ley 6/2017 modifica con efectos desde el 1/1/2018, la regla 5.ª del apartado 2 del artículo 30 de la Ley 35/2006, del IRPF, estableciendo que: 'En los casos en que el contribuyente afecte parcialmente su vivienda habitual al desarrollo de la actividad económica, los gastos de suministros de dicha vivienda, tales como agua, gas, electricidad, telefonía e Internet, serán deducibles en el porcentaje resultante de aplicar el 30 por ciento a la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior'. 

Deduce gastos por suministros de luz y aguan de su vivienda. 

En su caso declara afecta a la actividad un 15% de la superficie de la vivienda por lo que será deducible un 4,5% del importe de los gastos de suministros (30% X 15%)

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